MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

MANJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

                                I.            PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Menurut James A.F manajemen adalah suatu proses perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), kepemimpian, dan upaya pengendalian anggota organisasi dan menggunakan sumber daya organisasi  untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.  Dari paparan yang dijelaskan di atas menunjukan bahwa manajemen adalah suatu keadaan yang terdiri dari proses yang ditujukan oleh garis (line) yang mengarah keproses perencanaan.

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas yang merencanakan. Mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan penyelenggaraan yang sudah di tetapkan agar berjalan dengan tertib. Dalam perkantoran modern semua kegitan yang dilakukan dalam perkantoran menggunakan alat-alat otomasi perkantoran. Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan  mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses  mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.

Orang- orang yang ada dalam suatu perusahaan atau bekerja didalam perusahaan  harus memahi betul manajemen kantor dan informasi, agar perusaan tersebut bisa mencapai tujuan yang di inginkan dalam rapat bersama. Sehingga mereka harus mengikuti aturan-aturan yang sudah disepakati dan bekerja sesuai yang sudah diterapkan dalam perusahaan tersebut.

B.      TUJUAN

1.       Mengetahui pengertian manajemen kantor dan informasi.

2.       Mengetahui definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja.

3.       Mengetahui cara menyusun buku pedoman kerja .

4.       Mengetahui manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja.

C.      RUMUSAN MASALAH

1.       Apa pengertian manajemen kantor dan informasi?

2.       Apa pengertian definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja?

3.       Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja?

4.       Apa manfaat ditetapkannya tatakerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja?

                              II.            TEORI

A.      PENGERTIAN MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI

1.    Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

2.    George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

3.    Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

4.    W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

B.      PENGERTIAN MANAJEMEN INFORMASI

1.    Bodnar dan Hopwood ; buku Accounting Information System : Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna.

2.    Turban, McLean, dan Waterbe ; buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

3.    L. James Havery ; Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.

4.    Ludwig Von Bartalanfy ; Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

5.    O’brien ; Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.

6.    Azhar Susanto ; Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

C.      PENGERTIAN MANAJEMEN KANTOR

Manajemen kantor adalah suatu kegiatan pengolah data dan informasi yang dilakukan secara sistematik, teratur, dan terus menerus sesuai dengan yang telah ditetapkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

D.      PENGERTIAN MANAJEMEN INFORMASI

Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses  mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.

                            III.            ANALISIS

A.      PENGERTIAN MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

a.       Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen kantor adalah suatu kegiatan pengolah data dan informasi yang dilakukan secara sistematik, teratur, dan terus menerus sesuai dengan yang telah ditetapkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

b.      Pengertian Manajemen Informasi

Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses  mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.

B.      DEFINISI TATA KERJA , PROSEDUR KERJA, DAN PEDOMAN KERJA

a.       Definisi Tata Kerja

Tata kerja adalah suatu cara yang di tempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan mencapai tingkat efisien yang maksimal.

b.      Prosedur Kerja

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

c.       Pedoman kerja

Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok dalam perusahaan untuk mencapai tujuan atau target yang sudah ditetapkan dalam standar kerja.

C.      CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN KERJA

1.       Tentukan  untuk apa rencana kerja disusun.

2.       Tulislah pendahuluan dan latar belakang.

3.       Tentukan tujuan dan target.

4.       Susun rencana dengan target-target yang “SMART”

5.       Cantumkan sumber daya yang Anda miliki.

6.       Kenali batasan yang ada.

7.       Siapa yang bertanggung jawab?

8.       Tulis strategi.

D.      MANFAAT DI TETAPKANNYA TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN BUKU PEDOMAN KERJA

1.       Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

2.       Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur kerja.

3.       Sebagai pola yang dapat menjabarkan tujuan kerja, sasaran kerja, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan dalam kegiatan dalam perusahaan.

4.       Sebagai alat untuk menyelesaikan perselisahan dalam berkerja atau didalam hubungan pekerjaan.

5.       Sebagai pedoman kerja untuk para karyawan yang melaksanakan atau semua pihak yang berkepentingan dalam suatu perusahaan/organisasi.

6.       Sebagai alat untuk pembagian kerja agar mencapai tujuan dengan maksimal dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

7.       Sebagai standardisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya.

8.       Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.

9.       Mempermudah para pekerja untuk menjalankan tugasnya.

10.   Keletihan dalam bekerja dapat diatasai.

11.   Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.

12.   Tujuan perusahaan/organisasi dapat tercapai secara efektif.

                            IV.            REFERENSI

https://coursemean.wordpress.com/2011/11/23/tata-kerja-prosedure-kerja-dan-sistem-kerja/

http://id.wikihow.com/Menyusun-Rencana-Kerja

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen