KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

I.                    PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Sering kita mendengar hal yang tak sedap dikehidupan sehari-hari mengenai sekretaris , masih banyak yang mengira sekretaris harus berpakaian ketat dengan rok pendek , ber make-up tebal , harus mempunyai badan yang bagus. Pikiran seperti itu harus di hilangkan karena tidak semua sekretaris harus memakai pakaian yang ketat dan rok pendek tetapi mereka di tuntut untuk berpakaian sopan dan menarik jadi tidak harus dengan baju ketat dan rok pendek , sekeretaris juga di tuntut untuk sigap dalam segala hal ,  baik terhadap atasan , bahawan , pimpinan , rekan kerja satu tim , atau rekan mitra bisnis. Sekretaris juga mempunyai kualifikasi seperti harus di tuntut berpakaian menarik , smart , cekatan , loyalitas dan bisa menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis kantor mereka bekerja. Maka , dari itu saya ingin menjelaskan arti dan fungsi tentang sekretaris.

B.      Tujuan

1.       Menjelaskan arti dari sekretaris

2.       Mengetahui peran sekretaris dalam bisnis

3.       Mengetahui kualifikasi sekretaris dalam bisnis

4.       Menjelaskan kebutuhan sekretaris dalam bisnis

C.      Rumus Masalah

1.       Apa yang dimaksud dengan sekretaris ?

2.       Apa peranan sekretaris dalam bisnis?

3.       Bagaimana kualifikasi sekretaris dalam bisnis ?

4.       Apa saja kebutuhan sekretaris dalam bisnis?

II.            TEORI

A.      PENGERTIAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

Sekretaris biasa digunakan dalam dunia perkantoran karena sekretaris inti penting dari sebuah perusahaan atau perkantoran. Sekretaris juga digunakan untuk membantu para petinggi perusahaan atau pimpinan perusahaan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tidak dapat di pegang oleh pimpinan. Sekretaris diambil dari bahasa latin “secretum” yaitu rahasia.

Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :

1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

B.      PERANAN SEKRETARIS

Peranan sekretaris bagi perusahaan sangat penting yaitu untuk kelancaran kegiatan pimpinan dalam hal administrasi. Berikut ini adalah peranan sekretaris :

1.       Sebagai perantara hubungan yang baik bagi orang yang ingin berkomunikasi dengan pimpinan.

2.       Bila pimpinan mengadakan rapat , maka sekretaris yang akan menyiapkan segalanya.

3.       Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bahawan .

4.       Apabila pimpinan akan keluar daerah maka sekretaris harus menyiapkan segalanya.

5.       Sekretaris bisa disebut juga dengan notulen.

6.       Menentukan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil.

7.       Mediator bawahan dan atasan.

8.       Menyiapkan agenda untuk pimpinannya.

C.      KUALIFIKASI SEKRETARIS

Selain bukan hanya wajah atau penampilan yang menarik dan modis sekretaris juga harus mempunyai kualifikasi standart dalam dunia bisnis karena untuk menjadi sekretaris tidak lah gampang karena harus mempunyai kualifikasi yang sangat ketat. Berikut standart kualifikasi dalam bisnis bagi seorang sekretaris :

1.       Harus mempunyai daya ingat yang kuat

2.       Harus mempunyai intelegensi

3.       Mampu menguasai bahasa asing maupun bahasa sendiri

4.       Harus mempunyai keterampilan

5.       Harus mau bekerja keras

6.       Mempunyai kepribadian yang menarik , baik dan unik

7.       Loyalitas dan dedikasi kepada perusahaan sangat lah besar

8.       Mempunyai pengetahuan yang luas

D.      KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.

Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.

Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.

III. ANALISIS

A.      PENGERTIAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

Sekretaris dalam umum adalah seseorang yang menjalankan tugas atau menyelesaikan tugas untuk membantu para petinggi atau pimpinan dalam menjalani perusahaan yang tidak bisa di pegang sendiri oleh pimpinan dalam mengambil keputusan atau mengadakan rapat atau menulis surat untuk perusahaan lain.

B.      PERAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

Peran sekretaris dalam bisnis sangat lah penting karena itu berguna dalam perusahaan contohnya seperti menyiapkan agenda untuk perusahaan , menulis surat yang akan dikirim ke prusahaan lain , harus cekatan dan sigap dalam segala hal

C.      KUALIFIKASI SEKRETARIS

Sebelum masuk sebagai sekretaris , calon yang mendaftar sebagai sekretaris harus memiliki kualifikasi yang layak dalam sebuah perusahaan yang dia lamar dan dia harus memenuhi kualifikasi standart tersebut seperti memiliki daya tangkap yang kuat dn tajam , memiliki intelegensi di atas rata-rata dan harus memiliki kepribadian yang unik , menarik dan baik karena seorang sekretaris harus bisa menjaga martabat perusahaan yang dia lamar dan memberikan citra baik perusahaan sendiri ke orang lain.

D.      KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

Selain peran dan kualifikasi , sebuah perusahaan juga membutuhkan sekretaris tidak hanya untuk menulis saja atau menyiapkan agenda tapi seorang sekretaris juga bisa di tempatkan di personal sekretaris yaitu untuk mengawasi atau melakukan pekerjaan di rumah. Bisa juga di tempatkan di private secretary, business secretary, dan executive secretary.

REFERENSI :

http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html

http://agnienanditha.blogspot.co.id/2011/11/pengantar-bisnis.html